| Função arquivística | Conceito |
|---|---|
| Produção | Controle da criação e padronização documental buscando a racionalização e evitando a criação de documentos desnecessários e/ou supérfluos para a atividade da instituição. |
| Avaliação | Análise documental para definir o prazo de guarda e a destinação final dos documentos: eliminação ou guarda permanente. |
| Classificação | Organização dos documentos em classes/grupos… (funcional, estrutural ou temático), controlando os documentos para que possam ser encontrados com maior rapidez. |
| Descrição | Descrição do documento ou conjunto documental, de modo a facilitar a identificação do que é e contém, agente facilitador para a pesquisa do usuário. Auxilia na elaboração de instrumentos de pesquisa. |
| Difusão | Disseminação, divulgação de informações e do acervo da instituição para o usuário. |
| Preservação | Ato de evitar a deterioração dos documentos através da preservação, da conservação e da restauração. |
| Aquisição | Aquisição de acervos, seja por compra, doação, recolhimento, empréstimo, custódia etc. |
Autores: Diogo Baptista Pereira, Eliezer Pires da Silva
Fonte: Funções arquivísticas: caracterizando finalidades de instituições de arquivo.