arquivo 1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo. 2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos. 3 Instalações onde funcionam arquivos(2). 4 Móvel destinado à guarda de documentos.
arquivo corrente 1 Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo corrente(1).
arquivo de família Arquivo privado de uma família ou de seus membros, relativo às suas atividades públicas e privadas, inclusive à administração de seus bens. Também chamado arquivo familial ou arquivo familiar.
arquivo intermediário 1 Conjunto de documentos originários de arquivos correntes(2), com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo intermediário(1). Também chamado pré-arquivo. 3 Depósito(1) de arquivos intermediários(1).
arquivo nacional Arquivo público(2) mantido pela administração federal ou central de um país, identificado como o principal agente da política arquivística em seu âmbito.
arquivo permanente 1 Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo permanente(1)). Também chamado arquivo histórico.
arquivo pessoal Arquivo(1) de pessoa física.
arquivo privado Arquivo(1) de entidade coletiva de direito privado, família ou pessoa. Também chamado arquivo particular.
arquivo público 1 Arquivo(1) de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. 2 Arquivo(2) integrante da administração pública.
arquivologia Disciplina que estuda as funções do arquivo(2) e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos(1). Também chamada arquivística.
arranjo Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. Ver também método de arquivamento, nível de arranjo, quadro de arranjo e sistema de arranjo.
coleção Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.
colecionador Entidade coletiva, pessoa ou família responsável pela formação de uma coleção.
conservação Promoção da preservação e da restauração dos documentos.
cópia Resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação.
documentação 1 Conjunto de documentos. 2 Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.
documento Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
formato Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.
fundo Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo(1).
fundo aberto Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.
fundo fechado Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.
genealogia Disciplina que estuda a origem, a ascendência e a descendência dos indivíduos e as relações entre famílias.
gênero documental Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais.
instrumento de pesquisa Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes(2). Ver também catálogo, guia, índice, inventário, listagem descritiva do acervo, repertório e tabela de equivalência.
inventário Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Ver também repertório.
método de arquivamento Sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo(1) ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
organicidade Relação natural entre documentos de um documentos arquivo(1) arquivo(1) em arquivo(1) decorrência das atividades da entidade produtora.
preservação Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
princípio da pertinência Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação (1, 2) original. Também chamado princípio temático.
princípio da proveniência Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos(1) pode ser revertido, se necessário.
princípio do respeito à ordem original Princípio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
privacidade Direito que protege os indivíduos da divulgação não autorizada de informações de caráter pessoal.
procedência Termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do arquivo(1), quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. Conceito distinto do de proveniência.
processamento de dados Desempenho sistemático de uma operação ou sequência de operações sobre dados, por um ou mais computadores, para atingir um resultado final desejado.
processo Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver também dossiê.
proteção de dados Procedimentos derivados de legislação específica, que objetivam impedir o acesso(1) de pessoas não autorizadas a informações sigilosas ou relativas à privacidade de outrem.
proteção legal dos arquivos Medidas legais e regulamentares visando resguardar arquivos(1) de perdas, danos, extravios, exportações, eliminações indiscriminadas e cessões ilícitas.
protocolo Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação(2), distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Ver também arquivo corrente(2) e unidade protocolizadora.
proveniência Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de arquivo(1). Ver também entidade produtora e princípio da proveniência.
proveniência funcional Conceito segundo o qual, com a transferência de funções de uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. Também chamado pertinência funcional.
proveniência territorial Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos(1) deveriam ser conservados em serviços de arquivo(2) do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
quadro de arranjo Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo(1), a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes(2).
qualidade arquivística Propriedades físico-químicas dos suportes que permitem a conservação indefinida dos documentos, observadas as condições adequadas de acondicionamento, armazenamento e climatização.
rascunho Esboço que serve de base para a elaboração final de um documento. Ver também minuta.
reclassificação Alteração de classificação(2, 3) de documento por autoridade competente.
recolhimento 1 Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes(2), com competência formalmente estabelecida. 2 Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário(2) para o arquivo permanente(2).
recuperação da informação Identificação ou localização da informação desejada.
registro 1 Anotação sistemática em livro próprio. 2 Unidade de informação logicamente indivisível.
registro de entrada de documentos Instrumento de controle de entrada de documentos num arquivo(2), em geral em ordem numérico-cronológica.
reintegração 1 Recondução de arquivos(1) e/ou documentos ao fundo ou arquivo(2) a que pertencem. Ver também entrada de documentos. 2 Processo de restauração, manual ou mecânico, em que se usa uma suspensão de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte. Também chamado obturação.
repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos. Ver também inventário.
reprodução Processo de produção de cópia de um documento no conteúdo e na forma, mas não necessariamente em suas dimensões.
reprografia Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à impressão, tais como fotocópia, processo eletrostático, termografia e microfilmagem.
resolução Medida da nitidez de uma imagem, expressa no número de linhas discerníveis por milímetro. Também chamada definição.
restauração Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
restrição de acesso Limitação do acesso(1) em virtude do estado de conservação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo. Ver também classificação(3) e processamento técnico.
resumo Texto conciso sobre o conteúdo de documento. Ver também extrato(2).
sala de consultas Área de um arquivo(2) destinada à consulta. Também chamada sala de leitura ou sala de pesquisa.
seção Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas. Também chamada subfundo.
seleção Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
série Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
serviço de referência 1 Conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário quanto aos documentos relativos ao tema de seu interesse, aos instrumentos de pesquisa disponíveis e às condições de acesso(1) e de reprodução. 2 Unidade administrativa responsável pelo serviço de referência(1).
sistema de arquivamento Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos(1), bem como o acesso(1) às informações neles contidas.
sistema de arranjo Conjunto de procedimentos técnicos combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou coleções.
sistema de gestão de documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.
sistema de recuperação da informação Conjunto de procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em resposta a questões específicas.
suporte Material no qual são registradas as informações.
teoria das três idades Teoria segundo a qual os arquivos(1) são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. Ver também ciclo vital dos documentos.
tipo documental Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
transferência Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivo intermediário(2).
usuário Pessoa física ou jurídica que consulta arquivos(1). Também chamada consulente, leitor ou pesquisador.
valor administrativo Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Ver também valor primário.
valor informativo Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.
valor intrínseco Valor que um documento possui em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção, de suas assinaturas ou selos(1).
valor legal Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Ver também valor probatório.
valor permanente Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo(1). Também chamado valor arquivístico ou valor histórico. Ver também valor secundário.
valor primário Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
valor probatório Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo(1) servir de prova legal. Ver também valor legal.
valor secundário Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
volume Folhas encadernadas, sejam manuscritas, datilografadas ou impressas.
Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – Arquivo Nacional (Brasil)